Des tableaux Kanban pour améliorer la visibilité du travail
Visualisez votre flux de travail sur des tableaux Kanban numériques et rendez votre équipe plus productive.
Sur la base de plus de 250 examens de
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Cet outil visuel est conçu pour fournir une vue d’ensemble de l’état actuel du travail et simplifier la collaboration au sein de l’équipe.
C’est l’un des éléments clés de la puissante méthode Kanban, qui permet d’optimiser et d’améliorer divers processus d’entreprise. En utilisant des tableaux Kanban pratiques pour visualiser le travail, vous pouvez accélérer la productivité et minimiser le chaos sur le lieu de travail.
Comment fonctionnent les tableaux Kanban ?
Les tableaux Kanban indiquent les tâches individuelles sur des notes autocollantes qui sont placées en colonnes sur un grand tableau. Ces colonnes représentent la chaîne de valeur, montrant la séquence des étapes que les tâches doivent franchir du début à la fin.
Voici comment cela fonctionne :
- Colonnes : Chaque colonne représente une étape du processus. Les éléments de travail sont placés sur des cartes et déplacés dans ces colonnes au fur et à mesure de leur avancement.
- Cartes : Elles sont utilisées pour représenter des tâches individuelles. Des couleurs différentes peuvent être utilisées pour différents types de travaux.
- Swimlanes : Les rangées horizontales, connues sous le nom de swimlanes, sont utilisées pour organiser les équipes travaillant sur le même tableau.
- Limites de capacité : Certaines colonnes ont une limite quant au nombre de cartes qu’elles peuvent contenir en même temps. Cela permet d’assurer un flux de travail régulier et d’éviter les goulets d’étranglement.
- Flux de travail : Les membres de l’équipe tirent les cartes d’une colonne à l’autre au fur et à mesure qu’ils accomplissent des tâches, en se déplaçant de gauche à droite.
Ce système permet de visualiser le travail, de maintenir un flux régulier et d’améliorer la collaboration au sein de l’équipe.
Où et quand pouvons-nous utiliser les tableaux Kanban ?
Historiquement, il existait un stéréotype selon lequel les tableaux Kanban n’étaient utilisés que pour le développement de logiciels. En effet, ils sont très efficaces dans ce domaine. Cependant, aujourd’hui, la popularité de la méthode Kanban et de ses outils s’accroît rapidement et s’étend à divers domaines et industries.
Applications des tableaux Kanban :
- Usage personnel : Organisez vos tâches quotidiennes, suivez vos projets personnels et gérez efficacement votre temps.
- Gestion des tâches de l’équipe : Améliorez la collaboration au sein de l’équipe en visualisant les tâches et leur progression.
- Gestion du carnet de commandes du produit : Hiérarchiser et suivre les fonctionnalités du produit, les améliorations et les corrections de bogues.
- Soutien à la clientèle : Gérer efficacement les questions, les réclamations et le retour d’information des clients.
- Ventes : Suivre les pipelines de vente, gérer les clients potentiels et contrôler les activités de vente.
Industries utilisant des tableaux Kanban :
- Secteur des technologies de l’information : Développement de logiciels, opérations informatiques et gestion de projets.
- Gestion de la construction : Planifier et suivre les projets de construction et les flux de travail.
- Soins de santé : Gérer les soins aux patients, les tâches administratives et les projets médicaux.
- Education: Organising lesson plans, student projects and administrative tasks.
- Gestion d’événements : Planifier et coordonner des événements, de la programmation à l’exécution.
- Gestion financière : Suivi des tâches financières, planification du budget et gestion des dépenses.
La polyvalence des tableaux Kanban en fait un outil précieux dans divers secteurs, améliorant la productivité et l’efficacité.
Guide vidéo : Comment créer un tableau Kanban dans ToDoAI
La vidéo ci-dessous explique comment mettre en place un tableau Kanban dans la ToDoAI et comment utiliser efficacement ses outils de gestion de projet.
Principaux éléments d’un tableau Kanban
Pour comprendre le fonctionnement d’un tableau Kanban, il est essentiel de connaître les éléments qui le composent. Ces éléments permettent aux équipes de visualiser et de gérer efficacement leurs flux de travail.
Principaux éléments d’un tableau Kanban
Un tableau Kanban typique, qu’il soit physique ou virtuel, repose sur quatre éléments clés :
- Cartes avec signaux visuels : Chaque carte Kanban doit être écrite clairement afin de transmettre rapidement l’objectif de la tâche ou de l’élément. L’objectif est de permettre à l’équipe de comprendre d’un coup d’œil l’état d’avancement de la tâche.
- Colonnes : Le tableau est structuré en colonnes verticales, chacune représentant une étape différente du flux de travail. Les étapes les plus courantes sont « À faire », « En cours » et « Terminé ».
- Limites des travaux en cours (WIP) : Ces limites représentent le nombre maximum de cartes qui peuvent se trouver dans une colonne à un moment donné. Les limites de l’encours permettent d’éviter l’encombrement du tableau et d’en préserver l’efficacité.
- Plans d’eau : les rangées horizontales, appelées plans d’eau, aident à gérer plusieurs projets similaires en fournissant une vue d’ensemble en un seul endroit. Ils permettent à l’équipe de se concentrer sur des problèmes spécifiques et de visualiser l’état d’avancement des travaux pour différentes classes de niveau de service.
Pour un affichage plus détaillé du processus, vous pouvez créer autant de sous-sections que nécessaire pour visualiser votre flux de travail avec précision.
Par exemple, une équipe de développement peut utiliser un tableau Kanban avec plusieurs colonnes et plans de travail pour gérer efficacement ses tâches.
Utilisez des tableaux Kanban pratiques pour visualiser votre flux de travail, de l'idée à la mise en œuvre
Visualisez votre processus sur un tableau Kanban
Un tableau Kanban en ligne est l’outil de visualisation essentiel pour la mise en œuvre de Kanban dans votre entreprise. Il vous permet de tracer des projets et des flux de travail à l’aide de colonnes et de cartes. Les colonnes typiques de Kanban sont « À faire », « En cours » et « Terminé ». Couramment utilisés dans le cadre de la gestion Agile, ces tableaux aident les équipes à visualiser les progrès et à identifier les obstacles.
Récemment, les tableaux Kanban ont dépassé le cadre du développement de logiciels et sont désormais utilisés dans divers domaines tels que l’informatique, le marketing, les ventes, le recrutement, etc. Créez de magnifiques tableaux Kanban en ligne avec Hygger pour rationaliser vos processus !
Limiter les travaux en cours
Le multitasking peut conduire directement au gaspillage et à l’inefficacité, car le changement d’orientation de l’équipe en cours de route peut perturber considérablement le processus. Kanban vise à maintenir un nombre gérable d’éléments actifs en cours à tout moment.
La mise en œuvre d’une stratégie de limitation des travaux en cours implique l’adoption d’un système de traction sur l’ensemble du flux de travail ou de ses composants. En limitant la quantité de travaux en cours, il devient plus facile d’identifier les inefficacités dans le flux de travail de votre équipe.
Catégoriser les tâches à l'aide de plans de travail et d'étiquettes
Les plans de nage divisent un tableau Kanban horizontalement en deux ou plusieurs sections, ce qui les rend particulièrement utiles pour les grandes équipes qui ont besoin de visualiser différents types de tâches circulant dans le processus de travail, en plus des étapes de travail.
Grâce à cette fonctionnalité, votre tableau Kanban de la ToDoAI restera bien organisé et non encombré, ce qui apportera une plus grande clarté au flux de travail. Organisez les tâches sur vos tableaux à l’aide de Swimlanes ou d’étiquettes afin d’identifier efficacement les obstacles et les goulets d’étranglement.
Ajustez votre flux de travail à l'aide de sous-colonnes
La possibilité de créer des sous-colonnes dans Hygger est également très utile. Les sous-colonnes vous permettent de suivre plus efficacement l’avancement des tâches en divisant les processus représentés par les colonnes en deux parties : « En cours » et « Terminé ».
Par exemple, si vous avez une file d’attente de tâches de développement, vous pouvez créer une colonne composite appelée « Développement ». Vos développeurs peuvent alors prendre une tâche dans cette file d’attente et la placer dans la sous-colonne « En cours » lorsqu’ils commencent à travailler dessus. Une fois la tâche terminée, ils peuvent la déplacer dans la sous-colonne « Terminé ».
Suivre le temps et consulter les rapports
ToDoAI facilite le suivi précis des heures de travail pour une facturation et un traitement des salaires rapides. Suivez le temps passé sur les tâches accomplies et générez des rapports complets détaillant les activités des membres de l’équipe, l’avancement du projet et les objectifs afin d’évaluer l’efficacité et la rapidité du travail d’équipe.
Bénéficier de rapports conviviaux sur les performances de l’équipe, les coûts, les budgets et les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du projet. En outre, ToDoAI fournit un accès API pour une intégration transparente avec vos processus existants.
Hiérarchiser les tâches en fonction de la valeur et de l'effort
L’établissement de priorités vous permet d’évaluer et de trier les tâches en fonction de leur importance, ce qui vous permet de vous concentrer sur les plus utiles pour la suite du développement. Vous pouvez activer la fonction de hiérarchisation et sélectionner la méthode la plus adaptée à votre situation, ou même utiliser plusieurs méthodes simultanément. L’une des approches les plus populaires est la matrice Valeur contre Effort.
Évaluez vos tâches en fonction de leur rapport valeur/effort afin d’identifier les plus critiques ou les plus risquées. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées sur la manière d’allouer judicieusement des ressources limitées.
Trouver l'équilibre entre l'important et l'urgent
Utilisez la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser efficacement vos tâches et distinguer l’important de l’urgent. Également connu sous le nom de matrice Urgent/Important, cet outil vous aide à identifier les tâches qui requièrent une attention immédiate en fonction de leur urgence et de leur importance.
La matrice se compose de quatre quadrants (Faire maintenant, Planifier, Déléguer et Éliminer), qui sont déterminés en croisant les axes « Important – Pas important » et « Urgent – Pas urgent ». En utilisant la matrice d’Eisenhower, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui produiront des résultats significatifs dans un laps de temps plus court.
Exemples populaires d'utilisation de tableaux Kanban
Équipe de développement
Utilisez la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser efficacement vos tâches et distinguer l’important de l’urgent. Également connu sous le nom de matrice Urgent/Important, cet outil vous aide à identifier les tâches qui requièrent une attention immédiate en fonction de leur urgence et de leur importance.
La matrice se compose de quatre quadrants (Faire maintenant, Planifier, Déléguer et Éliminer), qui sont déterminés en croisant les axes « Important – Pas important » et « Urgent – Pas urgent ». En utilisant la matrice d’Eisenhower, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui produiront des résultats significatifs dans un laps de temps plus court.
Équipe de conception UX
Un tableau Kanban de conception vise à créer des interfaces et des expériences pour les produits qui étonneront les clients.
À la ToDoAI, le flux de travail peut être le suivant : Prototype, Mise en œuvre, Révision, Terminé.
Tableau du carnet de commandes
Ce type de tableau est destiné à organiser toutes les tâches et les files d’attente de votre carnet de commandes.
À la ToDoAI, un flux de travail peut ressembler à ceci : Backlog, Prochaine étape, Spécification, Développement, Terminé.
Quels sont les principaux avantages de l'utilisation des tableaux Kanban ?
Les tableaux Kanban aident les équipes à diviser les projets en tâches gérables et à suivre la progression de chaque tâche à travers les différentes étapes.
Ils constituent un outil efficace pour organiser les flux de travail, assigner et contrôler des actions spécifiques et améliorer la communication au sein des équipes. Les tableaux Kanban offrent un retour d’information visuel immédiat sur l’avancement du projet, ce qui permet aux équipes de rester plus facilement sur la bonne voie. Comparé à d’autres techniques de gestion de projet Agile, Kanban est relativement facile à mettre en œuvre.
Toutefois, l’un des inconvénients des tableaux Kanban est qu’ils mettent l’accent sur la gestion tactique des projets plutôt que sur la définition d’objectifs de haut niveau pour un projet.
Tableaux Kanban :
- Visualiser les flux de travail
- Faciliter l’amélioration continue des processus
- Augmenter la productivité et l’efficacité
- Réduire les déchets et les goulets d’étranglement
- Améliorer la communication au sein de l’équipe
- Améliorer le taux de réussite des projets
ToDoAI propose des tableaux Kanban en ligne conviviaux pour aider les équipes et les organisations à se coordonner efficacement. Créez votre tableau dès maintenant pour garder une trace de toutes les tâches et de tous les projets en un seul endroit.
FAQ Kanban
Le Kanban est-il une méthodologie ?
Kanban fait en effet partie de la famille des méthodologies Agile, mais contrairement à d’autres méthodologies Agile telles que Scrum, il n’implique pas intrinsèquement des itérations courtes.
Dans Scrum, les projets sont divisés en itérations courtes, ou sprints, chacune ayant un début et une fin précis, imitant ainsi le cycle de vie d’un projet à petite échelle.
En revanche, avec Kanban, le développement de logiciels peut se faire dans le cadre d’un grand cycle de développement sans la contrainte de longueurs d’itération fixes. Cette flexibilité permet aux équipes d’apporter en permanence de la valeur ajoutée sans être limitées par des délais prédéfinis.
En quoi Kanban est-il différent de Scrum ?
Kanban et Scrum font tous deux partie de la méthodologie Agile, partageant une idéologie similaire de développement itératif et incrémental.
Kanban est principalement utilisé pour visualiser les flux de travail et planifier les projets, en se concentrant sur la livraison continue sans délais fixes. Il offre une approche flexible de la gestion du travail et de l’amélioration de l’efficacité en visualisant et en optimisant les flux de travail.
D’autre part, Scrum implique la réalisation de travaux par itérations limitées dans le temps, appelées « sprints », qui durent généralement de une à quatre semaines. Chaque sprint vise à livrer un produit potentiellement expédiable, avec un objectif clair et un ensemble de tâches à accomplir dans le délai imparti.
Bien que les deux méthodes partagent les valeurs et les principes de la méthode Agile, elles comportent des étapes et des flux de travail distincts. Kanban met l’accent sur la visualisation et la gestion des flux, tandis que Scrum se concentre sur le développement itératif dans des délais fixes.
Y a-t-il des sprints dans Kanban ?
Kanban n’utilise pas de sprints comme Scrum. Il met plutôt l’accent sur le flux continu et n’impose pas de délais fixes pour l’achèvement du travail. En outre, si les équipes interfonctionnelles peuvent être bénéfiques dans le cadre de Kanban, elles ne sont pas une exigence stricte comme elles le sont dans le cadre de Scrum. Kanban permet une certaine flexibilité dans la structure de l’équipe, en s’adaptant à diverses compositions d’équipe en fonction des besoins du projet.
What are the Kanban principles?
Les principes Kanban comprennent l’établissement de niveaux de responsabilité clairs, la réduction des inefficacités et la mise en place de limites sur le travail en cours afin d’aider les équipes à se concentrer sur leurs tâches respectives.
Comment créer un tableau Kanban simple ?
Pour commencer, divisez votre tableau en trois colonnes fondamentales : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Ensuite, ajoutez des tâches et segmentez votre flux de travail en étapes. Attribuer chaque étape à une équipe ou à un membre de l’équipe spécifique afin de garantir la clarté et la responsabilité.
Tout ce dont vous avez besoin pour construire de meilleurs produits avec Kanban
LIMITES DE L'ENCOURS DE PRODUCTION
Limitez le nombre de tâches en cours pour chaque statut et déterminez les goulots d’étranglement dans votre flux de travail.
SWIMLANES
Organise tasks on your boards using Swimlanes and make obstacles and bottlenecks visible.
SUIVI DU TEMPS EN COURS
Suivez le temps de réalisation de chaque tâche pour évaluer l’efficacité de votre équipe.
SOUSCOLUMES
Gardez votre tableau propre et laconique sans perdre de statut important.
ÉTIQUETTES
Catégorisez les tâches et filtrez-les à l’aide d’étiquettes.
VERSIONS
Regroupez les tâches au sein d’un conseil ou d’un projet à l’aide de Versions et suivez l’évolution de l’ensemble de la version.
ESTIMATIONS
Apprenez à votre équipe à respecter ses engagements.
SUIVI DU TEMPS AVEC RAPPORTS
Enregistrez le temps passé sur les tâches pour suivre les performances de votre équipe et générer des rapports détaillés.
Des équipes formidables dans le monde entier
