Kanban-Tafeln zur Verbesserung der Sichtbarkeit der Arbeit
Visualisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe auf digitalen Kanban-Tafeln und machen Sie Ihr Team produktiver.
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Was ist eine Kanban-Tafel?
Dieses visuelle Tool soll einen Überblick über den aktuellen Arbeitsstatus geben und die Zusammenarbeit im Team vereinfachen.
Dies ist eine der wichtigsten Komponenten der leistungsstarken Kanban-Methode, die zur Optimierung und Verbesserung verschiedener Geschäftsprozesse beiträgt. Durch die Verwendung praktischer Kanban-Tafeln zur Visualisierung der Arbeit können Sie die Produktivität steigern und das Chaos am Arbeitsplatz minimieren.
Wie funktionieren Kanban-Tafeln?
Kanban-Tafeln bilden einzelne Arbeitsaufgaben auf Haftnotizen ab, die in Spalten auf einer großen Tafel angeordnet sind. Diese Spalten stellen den Wertstrom dar und zeigen die Abfolge der Schritte, die Aufgaben vom Anfang bis zum Ende durchlaufen müssen.
Und so funktioniert es:
- Säulen: Jede Spalte steht für einen Schritt im Prozess. Die Arbeitsaufgaben werden auf Karten gelegt und nach und nach durch diese Spalten verschoben.
- Karten: Diese werden verwendet, um einzelne Aufgaben darzustellen. Verschiedene Farben können für verschiedene Arten von Arbeitsmitteln verwendet werden.
- Swimlanes: Horizontale Reihen, so genannte Swimlanes, werden verwendet, um die Teams zu organisieren, die an demselben Brett arbeiten.
- Kapazitätsbeschränkungen: Einige Säulen haben eine begrenzte Anzahl von Karten, die sie auf einmal aufnehmen können. Dadurch wird ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet und Engpässen vorgebeugt.
- Arbeitsablauf: Die Teammitglieder ziehen Karten von einer Spalte zur nächsten, wenn sie Aufgaben erledigen, und bewegen sich dabei von links nach rechts.
Dieses System hilft dabei, die Arbeit zu visualisieren, einen gleichmäßigen Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Wo und wann können wir Kanban-Boards einsetzen?
In der Vergangenheit gab es das Klischee, dass Kanban-Boards nur in der Softwareentwicklung eingesetzt werden. In der Tat sind sie in diesem Bereich sehr effektiv. Heute jedoch erfreuen sich die Kanban-Methode und ihre Werkzeuge einer immer größeren Beliebtheit, die sich auf verschiedene Bereiche und Branchen erstreckt.
Anwendungen von Kanban-Tafeln:
- Persönliche Nutzung: Organisieren Sie tägliche Aufgaben, verfolgen Sie persönliche Projekte und verwalten Sie Ihre Zeit effizient.
- Teamaufgaben-Management: Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team durch die Visualisierung von Aufgaben und deren Fortschritt.
- Product Backlog Management: Setzen Sie Prioritäten und verfolgen Sie Produktfunktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen.
- Kundenbetreuung: Verwalten Sie Kundenanfragen, Beschwerden und Feedback effektiv.
- Vertrieb: Verfolgen Sie Vertriebsketten, verwalten Sie Leads und überwachen Sie Vertriebsaktivitäten.
Branchen, die Kanban-Tafeln verwenden:
- IT-Sektor: Softwareentwicklung, IT-Betrieb und Projektmanagement.
- Baumanagement: Planen und verfolgen Sie Bauprojekte und Arbeitsabläufe.
- Gesundheitswesen: Verwalten von Patientenbetreuung, Verwaltungsaufgaben und medizinischen Projekten.
- Bildung: Organisieren Sie Unterrichtspläne, Schülerprojekte und Verwaltungsaufgaben.
- Veranstaltungsmanagement: Planung und Koordinierung von Veranstaltungen, von der Planung bis zur Durchführung.
- Finanzverwaltung: Verfolgen Sie finanzielle Aufgaben, Budgetplanung und Ausgabenmanagement.
Die Vielseitigkeit von Kanban-Tafeln macht sie zu einem wertvollen Werkzeug in verschiedenen Bereichen, das die Produktivität und Effizienz steigert.
Video-Anleitung: Wie man eine Kanban-Tafel in ToDoAI erstellt
Das folgende Video erklärt, wie Sie eine Kanban-Tafel in ToDoAI einrichten und wie Sie die Projektmanagement-Tools effektiv nutzen können.
Hauptbestandteile einer Kanban-Tafel
Um zu verstehen, wie eine Kanban-Tafel funktioniert, muss man wissen, aus welchen Komponenten sie besteht. Diese Elemente ermöglichen es den Teams, ihre Arbeitsabläufe effektiv zu visualisieren und zu verwalten.
Hauptbestandteile einer Kanban-Tafel
Eine typische Kanban-Tafel, ob physisch oder virtuell, besteht aus vier Schlüsselelementen:
- Karten mit visuellen Signalen: Jede Kanban-Karte sollte deutlich beschriftet sein, um den Zweck der Aufgabe oder des Gegenstands schnell zu vermitteln. Das Ziel ist es, dem Team einen Überblick über den Status der Aufgabe zu verschaffen.
- Spalten: Die Tafel ist mit vertikalen Spalten strukturiert, die jeweils für eine bestimmte Phase des Arbeitsablaufs stehen. Zu den üblichen Stufen gehören „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“.
- WIP-Grenzen (Work-In-Progress): Diese Grenzen stellen die maximale Anzahl von Karten dar, die sich gleichzeitig in einer Spalte befinden können. WIP-Limits tragen dazu bei, dass das Board nicht überladen wird und somit effektiv bleibt.
- Swimlanes: Horizontale Reihen, so genannte Swimlanes, helfen bei der Verwaltung mehrerer ähnlicher Projekte, indem sie einen Überblick an einer Stelle bieten. Sie ermöglichen es dem Team, sich auf bestimmte Probleme zu konzentrieren und den Arbeitsstatus für verschiedene Service-Level-Klassen zu visualisieren.
Für eine detailliertere Darstellung des Prozesses können Sie so viele Unterabschnitte wie nötig erstellen, um Ihren Arbeitsablauf genau zu visualisieren.
Ein Entwicklungsteam könnte zum Beispiel ein Kanban-Board mit mehreren Spalten und Swimlanes verwenden, um seine Aufgaben effektiv zu verwalten.
Nutzen Sie praktische Kanban-Tafeln, um Ihren Workflow von der Idee bis zur Umsetzung zu visualisieren
Visualisieren Sie Ihren Prozess auf einer Kanban-Tafel
Eine Online-Kanban-Tafel ist das zentrale Visualisierungstool für die Umsetzung von Kanban in Ihrem Unternehmen. Es ermöglicht Ihnen, Projekte und Arbeitsabläufe mithilfe von Spalten und Karten zu planen. Die typischen Kanban-Spalten sind „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Diese Boards werden häufig im Rahmen des agilen Managements eingesetzt und helfen den Teams, den Fortschritt zu visualisieren und Blockaden zu erkennen.
In jüngster Zeit haben sich Kanban-Tafeln über die Softwareentwicklung hinaus verbreitet und werden nun in verschiedenen Bereichen wie IT, Marketing, Vertrieb, Personalbeschaffung und anderen eingesetzt. Erstellen Sie schöne Online-Kanban-Tafeln mit Hygger, um Ihre Prozesse zu rationalisieren!
Begrenzung laufender Arbeiten
Multitasking kann direkt zu Verschwendung und Ineffizienz führen, da ein Wechsel des Arbeitsschwerpunkts eines Teams den Prozess erheblich stören kann. Kanban zielt darauf ab, eine überschaubare Anzahl aktiver, in Bearbeitung befindlicher Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten.
Die Umsetzung einer Strategie zur Begrenzung des Work in Progress beinhaltet die Einführung eines Pull-Systems für den gesamten Workflow oder seine Komponenten. Durch die Begrenzung des Umfangs der laufenden Arbeiten wird es einfacher, Ineffizienzen im Arbeitsablauf Ihres Teams zu erkennen.
Aufgaben mithilfe von Swimlanes und Etiketten kategorisieren
Swimlanes unterteilen eine Kanban-Tafel horizontal in zwei oder mehr Abschnitte, was sie besonders für große Teams nützlich macht, die neben den Arbeitsschritten auch verschiedene Arten von Aufgaben visualisieren müssen, die den Arbeitsprozess durchlaufen.
Mit dieser Funktion bleibt Ihre ToDoAI-Kanban-Tafel übersichtlich und klar gegliedert, was zu mehr Klarheit im Arbeitsablauf führt. Organisieren Sie Aufgaben auf Ihren Boards mit Swimlanes oder Labels, um Blockaden und Engpässe effektiv zu identifizieren.
Anpassen des Arbeitsablaufs mit Unterspalten
Die Möglichkeit, in Hygger Unterspalten zu erstellen, ist ebenfalls sehr nützlich. Mithilfe von Unterspalten können Sie den Fortschritt von Aufgaben effektiver verfolgen, indem Sie die durch die Spalten dargestellten Prozesse in zwei Teile unterteilen: „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.
Wenn Sie zum Beispiel eine Warteschlange mit Entwicklungsaufgaben haben, können Sie eine zusammengesetzte Spalte mit der Bezeichnung „Entwicklung“ einrichten. Ihre Entwickler können dann eine Aufgabe aus dieser Warteschlange nehmen und sie in die Unterspalte „In Bearbeitung“ stellen, wenn sie mit der Arbeit daran beginnen. Sobald die Aufgabe erledigt ist, können sie sie in die Unterspalte „Erledigt“ verschieben.
Zeiterfassung und Anzeige von Berichten
ToDoAI ermöglicht eine genaue Zeiterfassung für eine zügige Rechnungsstellung und Lohnabrechnung. Verfolgen Sie die für erledigte Aufgaben aufgewendete Zeit und erstellen Sie umfassende Berichte, in denen die Aktivitäten der Teammitglieder, der Projektfortschritt und die Ziele aufgeführt sind, um die Effektivität und Geschwindigkeit der Teamarbeit zu bewerten.
Profitieren Sie von benutzerfreundlichen Berichten über Teamleistung, Kosten, Budgets und Fortschritte bei der Erreichung der Projektziele. Zusätzlich bietet ToDoAI einen API-Zugang für die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse.
Priorisierung von Aufgaben nach Wert/Aufwand
Die Priorisierung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten und zu sortieren, so dass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die für die weitere Entwicklung am nützlichsten sind. Sie können die Priorisierung aktivieren und die für Ihre Situation am besten geeignete Methode auswählen oder sogar mehrere Methoden gleichzeitig verwenden. Einer der populärsten Ansätze ist die Wert-gegen-Aufwand-Matrix.
Bewerten Sie Ihre Aufgaben nach ihrem Wert/Aufwand-Verhältnis, um die kritischsten oder riskantesten Aufgaben zu ermitteln. Dies hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie begrenzte Ressourcen sinnvoll einsetzen können.
Schaffen Sie das Gleichgewicht zwischen Wichtig und Dringend
Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren und zwischen dem Wichtigen und dem Dringenden zu unterscheiden. Dieses auch als Dringend/Wichtig-Matrix bekannte Instrument hilft Ihnen, Aufgaben zu identifizieren, die aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Die Matrix besteht aus vier Quadranten (Do Now, Schedule, Delegate und Eliminate), die durch Kreuzen der Achsen „Important – Not important“ und „Urgent – Not Urgent“ bestimmt werden. Mit Hilfe der Eisenhower-Matrix können Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die in kürzerer Zeit zu bedeutenden Ergebnissen führen werden.
Beliebte Beispiele für die Verwendung von Kanban-Tafeln
Entwicklungsteam
Use the Eisenhower matrix to prioritise your tasks effectively and distinguish between what is important and what is urgent. Dieses auch als Dringend/Wichtig-Matrix bekannte Instrument hilft Ihnen, Aufgaben zu identifizieren, die aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Die Matrix besteht aus vier Quadranten (Do Now, Schedule, Delegate und Eliminate), die durch Kreuzen der Achsen „Important – Not important“ und „Urgent – Not Urgent“ bestimmt werden. Mit Hilfe der Eisenhower-Matrix können Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die in kürzerer Zeit zu bedeutenden Ergebnissen führen werden.
UX-Design-Team
Ein Design-Kanban-Board zielt darauf ab, Schnittstellen und Erlebnisse für Produkte zu schaffen, die die Kunden begeistern werden.
Bei ToDoAI kann der Arbeitsablauf folgendermaßen aussehen: Prototyp, Implementierung, Überprüfung, Erledigt.
Product Backlog Board
Diese Art von Board dient dazu, alle Aufgaben und Warteschlangen innerhalb Ihres Product Backlogs zu organisieren.
Bei ToDoAI kann ein Arbeitsablauf wie folgt aussehen: Backlog, Nächste Aufgabe, Spezifikation, Entwicklung, Fertig.
Was sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Kanban-Tafeln?
Kanban-Tafeln helfen Teams dabei, Projekte in überschaubare Aufgaben zu unterteilen und den Fortschritt jeder Aufgabe in verschiedenen Phasen zu verfolgen.
Sie dienen als effektives Werkzeug zur Organisation von Arbeitsabläufen, zur Zuweisung und Überwachung bestimmter Aktionen und zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb von Teams. Kanban-Tafeln bieten ein unmittelbares visuelles Feedback über den Projektfortschritt und erleichtern es den Teams, auf Kurs zu bleiben. Im Vergleich zu anderen Techniken des agilen Projektmanagements ist Kanban relativ einfach zu implementieren.
Ein Nachteil der Kanban-Tafeln ist jedoch, dass sie sich auf das taktische Projektmanagement konzentrieren und nicht auf die Festlegung von übergeordneten Zielen für ein Projekt.
Kanban-Tafeln:
- Arbeitsabläufe visualisieren
- Erleichterung der kontinuierlichen Prozessverbesserung
- Steigerung von Produktivität und Effizienz
- Verringerung von Abfall und Engpässen
- Verbessern Sie die Kommunikation im Team
- Verbesserung der Erfolgsquote bei der Projektabwicklung
ToDoAI bietet benutzerfreundliche Online-Kanban-Tafeln, um Teams und Organisationen bei der effektiven Koordination zu unterstützen. Erstellen Sie jetzt Ihr Board, um alle Aufgaben und Projekte an einem Ort zu verfolgen.
Kanban-FAQ
Ist Kanban eine Methodik?
Kanban gehört zwar zur Familie der agilen Methoden, aber im Gegensatz zu einigen anderen agilen Methoden wie Scrum beinhaltet es nicht von Natur aus kurze Iterationen.
In Scrum werden Projekte in kurze Iterationen oder Sprints unterteilt, die jeweils einen klaren Anfang und ein klares Ende haben und so einen Projektlebenszyklus in kleinem Maßstab nachahmen.
Im Gegensatz dazu kann die Softwareentwicklung mit Kanban in einem einzigen großen Entwicklungszyklus erfolgen, ohne dass feste Iterationslängen vorgeschrieben sind. Diese Flexibilität ermöglicht es den Teams, kontinuierlich Werte zu schaffen, ohne an vordefinierte Zeitrahmen gebunden zu sein.
Wie unterscheidet sich Kanban von Scrum?
Sowohl Kanban als auch Scrum sind in der Tat Teil der agilen Methodik und teilen eine ähnliche Ideologie der iterativen und inkrementellen Entwicklung.
Kanban wird in erster Linie zur Visualisierung von Arbeitsabläufen und zur Planung von Projekten eingesetzt, wobei der Schwerpunkt auf der kontinuierlichen Lieferung ohne feste Zeitrahmen liegt. Es bietet einen flexiblen Ansatz für die Arbeitsverwaltung und die Verbesserung der Effizienz durch die Visualisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen.
Bei Scrum hingegen wird die Arbeit in zeitlich begrenzten Iterationen, den so genannten „Sprints“, abgeschlossen, die in der Regel zwischen einer und vier Wochen dauern. Jeder Sprint zielt darauf ab, ein potenziell auslieferungsfähiges Produktinkrement zu liefern, mit einem klaren Ziel und einer Reihe von Aufgaben, die innerhalb des Zeitrahmens erfüllt werden müssen.
Beide Methoden teilen zwar die agilen Werte und Prinzipien, haben aber unterschiedliche Schritte und Arbeitsabläufe. Kanban legt den Schwerpunkt auf die Visualisierung und das Management von Abläufen, während Scrum sich auf die iterative Entwicklung innerhalb fester Zeitfenster konzentriert.
Gibt es Sprints in Kanban?
Kanban arbeitet nicht wie Scrum mit Sprints. Stattdessen wird der Schwerpunkt auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss gelegt und es gibt keine festen Zeitvorgaben für die Erledigung der Arbeit. Darüber hinaus können funktionsübergreifende Teams bei Kanban zwar von Vorteil sein, sind aber keine zwingende Voraussetzung, wie es bei Scrum der Fall ist. Kanban ermöglicht eine flexible Teamstruktur, die je nach Projektanforderungen unterschiedliche Teamzusammensetzungen zulässt.
Was sind die Kanban-Prinzipien?
Zu den Kanban-Prinzipien gehören die Festlegung klarer Verantwortungsebenen, die Minimierung von Ineffizienzen und die Einführung von Limits für die laufende Arbeit, damit sich die Teams auf ihre jeweiligen Aufgaben konzentrieren können.
Wie erstellt man eine einfache Kanban-Tafel?
Unterteilen Sie Ihre Tafel zunächst in drei grundlegende Spalten: „To-Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Als Nächstes fügen Sie Aufgaben hinzu und unterteilen Ihren Arbeitsablauf in Phasen. Weisen Sie jede Phase einem bestimmten Team oder Teammitglied zu, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Alles, was Sie brauchen, um mit Kanban bessere Produkte zu entwickeln
WIP-GRENZEN
Begrenzen Sie die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben für jeden Status und ermitteln Sie Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf.
SCHWIMMBÄDER
Organisieren Sie Aufgaben auf Ihren Boards mit Swimlanes und machen Sie Blockierer und Engpässe sichtbar.
ZEITERFASSUNGSSYSTEM
Verfolgen Sie die Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wurde, um die Effizienz Ihres Teams zu ermitteln.
UNTERKOLONEN
Halten Sie Ihre Tafel sauber und lakonisch, ohne dass ein wichtiger Status verloren geht.
LABELS
Kategorisieren Sie Aufgaben und filtern Sie sie dann mit Hilfe der Schnellfilter-Etiketten.
VERSIONEN
Gruppieren Sie Aufgaben innerhalb eines Gremiums oder Projekts mithilfe von Versionen und verfolgen Sie den gesamten Versionsfortschritt.
SCHÄTZUNGEN
Bringen Sie Ihrem Team bei, seinen Verpflichtungen nachzukommen.
ZEITERFASSUNG MIT BERICHTEN
Erfassen Sie die Zeit für Aufgaben, um die Leistung Ihres Teams zu verfolgen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Globales Vertrauen für große Teams
